Заполненный бриф
📄

Заполненный бриф

Список сценариев

  1. Получение ссылки на команду зрителем
  2. Команды в режиме списка
  3. Удаление команды администратором
  4. Восстановление команды оунером
  5. Перенос команды в External teams оунером

1. Опишите проблему, которую мы решим интерфейсом

Мы разрабатываем дизайн-инструмент под названием «Figma». В нём можно создавать корпоративные аккаунты для организаций. В рамках такого аккаунта доступно пространство организации, где можно создавать команды. Приведём в пример организацию «Orange». В пространство можно добавлять сотрудников, которые могут вступать в команды. В командах хранятся проекты, а в проектах дизайн-макеты.

Проблема 1 в том, что список команд в пространстве очень быстро захламляется и в нём трудно найти нужную команду.

Команды может создавать любой пользователь, который приглашён в пространство. Это приводит к тому, что кто-нибудь в очередной раз создаёт команду «Алёша». Когда накапливается много таких именных команд, они начинают мешать остальным 300 пользователям в пространстве Orange находить важные команды. В нашем продукте нет возможности дать ссылку на конкретную команду.

Проблема 2 в том, что только оунер команды может удалить её после создания. У администратора Саши нет возможности просто удалить команду Алексея, поскольку Саша не является оунером.

2. Как она влияет на весь бизнес-процесс?

Проблема не является блокирующей для бизнеса Orange. Но сотрудники вступают в команды постоянно. Мы провели исследование-наблюдение на 15 респондентах из Orange. Оно выяснило, что на решение проблемы вступления в команду нужно 5 минут во время рабочей встречи.

В исследовании участвовали две роли: тот, кто приглашал в команду, и тот, кто, получал приглашение.

  • Сотруднику кидают ссылку на макет в Фигме через мессенджер
  • Он понимает, что макет не открывается, но не понимает, почему
  • Более опытный собеседник, обычно дизайнер, объясняет, что нужно вступить в команду, и тогда макет откроется. Даёт ссылку на figma.com, чтобы человек зашёл на страницу пространства
  • Происходит болезненный поиск команды среди 50 других команд, свёрстанных карточками
  • Сотрудник наконец находит команду глазами или через поиск, если название команды короткое и однозначное
  • Возвращается в макет, обновляет страницу, макет открывается

Посчитаем, сколько времени потеряют сотрудники на вступление в команды на протяжении года. У нас 300 сотрудников и 50 команд. Предположим, что 1 сотрудник в течение года вступает в 10 проектов и тратит на это усреднённые 5 минут. Поскольку в процессе участвуют двое, удваиваем время. В этом случае только на одну компанию Orange получается 30 000 потраченных минут, что составляет 500 часов.

Можем привязать к этому показателю среднюю часовую зарплату сотрудника в IT-департаменте компании Orange и понять, сколько денег компания теряет на одном только непродуманном UX вступления в команду.

Представим, что средняя зарплата в Orange – 2 000 $. Это 50$ в час. Это значит, что игнорируя эту проблему, Orange будет терять 25 000 $ в год.

3. У кого есть эта проблема?

Проблема затрагивает тех сотрудников Orange, которым нужен доступ к макетам в Фигме. Они могут иметь роли Viewer, Viewer-Restricted или Editor. В меньшей степени это относится к роли Admin, поскольку у этой роли есть свой интерфейс просмотра команд в виде таблицы.

4. Кто ещё вовлечён в общий процесс?

Косвенными участниками являются те, кто отправляет макеты другим. Они вынуждены ждать, пока их собеседник наконец получит доступ к команде.

5. Есть ли какие-либо похожие проекты, которые помогут решить эту задачу аналогичным способом?

В конкурирующем с Figma приложении можно сделать ссылку на команду. Это понижает важность списка команд и даёт возможность исключить шаг поиска команды.

6. Какие сущности вовлечены в процесс?

Figma

Orange — название корпоративного пространства в Figma

Список команд — страница в пространстве Orange

Команда 1 — командаCRM-система по доставке овощей фруктов

Команда 2 — Лендинги

Команда 3 — Дизайн-система Orange Design System

Ещё 50 команд...

Список пользователей

Администратор Саша

Пользователь Алёша

Ещё 300 пользователей...

7. Как эта проблема решалась раньше?

Администратор Саша наводил порядок в командах Orange вручную, делая рассылку всем создавшим мусорные команды, чтобы они удалили их и перенесли свои черновики в личное пространство. Тех, кто не ответил на рассылку, Саша удалял из Figma, сохраняя их файлы вручную. Ручная чистка команд занимает около 2 дней, но через некоторое время люди снова создают пустые команды, потому что могут и не читают гайды.

Также можно было в принципе не чистить список и использовать поиск по названию команды.

8. Станет ли эта проблема более критичной в будущем?

Нет.

9. Метрики. Какие количественные показатели можем привязать к задаче?

  • Время на приглашение в команду
  • Количество команд общее
  • Количество команд с 1 проектом и 1 оунером
  • Количество просмотров администратором контактных данных оунеров

10. Как мы определим, что проблема решена?

  • Факт из метрики: мы сократим время приглашения в команду с 5 до 1 минуты, экономим Orange 20 000 $ в год.
  • Ответ от респондента: администратор Саша подтвердит на интервью, что теперь стало гораздо легче держать команды в порядке, поскольку он теперь может их удалять без привлечения создателей. Теперь он тратит на эту задачу не 2 дня, а 1 час.